Bijlage 5.7 Handleiding regionaal steunpuntplan

4 sep 2023

Download deze bijlage als PDF:
233028_SWV R&G_bijlage 5.7 v3.pdf

Vastgesteld document: Handleiding Steunpuntplan
ALV Informatie/bespreking/vaststelling d.d. 17-3-2021

HANDLEIDING REGIONAAL STEUNPUNTPLAN

Januari 2021

Inleiding

In het ondersteuningsplan 2018-2022 is een van de doelstellingen:
Voor de verdeling van arrangementsgelden groeien we vanuit ons huidige hybridemodel toe naar een hybridemodel waarin het schoolmodel met elementen van het expertisemodel de basis is voor verdeling van middelen. Dit model is in 2022 voor 75 procent gerealiseerd en we toetsen of de leden er tevreden over zijn.

In het voorjaar van 2020 zijn twee onderzoeken (kwantitatief en kwalitatief) uitgevoerd n.a.v. de toename van het aantal HGO arrangementen en verwijzingen naar s(b)o. De aanbevelingen uit deze onderzoeken hebben geleid tot vijf leidende principes en een drietrapsoplossing.

De drietrapsoplossing kent generieke maatregelen (ingevoerd m.i.v. 1-8-2020), oplossingsrichtingen en een ontwikkeling op processen. Oplossingsrichting 1: Uitwerken schoolmodel met elementen expertisemodel is neergelegd bij het bestuurlijk overleg Barneveld-Scherpenzeel (BOBS). Het uitgewerkte voorstel is in september en december 2020 in de ALV besproken en vastgesteld.

Voor alle volledigheid is het nieuwe beleid m.b.t. dit schoolmodel samengevat in hoofdstuk 1. In hoofdstuk 2 is het Stappenplan regionaal steunpuntplan uitgewerkt en tot slot is in hoofdstuk 3 Toetsing, de toetsingsprocedure en toetsingscriteria uitgewerkt.

Hoofdstuk 1 Beleid Hybridemodel: schoolmodel en expertise

De samenwerking in het bestuurlijk overleg regionaal steunpunt (BORS) en het komen tot een regionaal steunpuntplan versterkt de gezamenlijke verantwoordelijkheid van schoolbestuurders in een regionaal steunpunt. Vanuit de missie, visie en leidende principes. Het bestaande hybridemodel wordt omgevormd naar een nieuw hybride model, namelijk: een schoolmodel met elementen van een expertisemodel. De eerste stap is het opheffen van het leerlingmodel. Een tweede stap zou kunnen zijn: het budget expertise koppelen aan het regionaal steunpuntplan (niet eerder dan 1-1-2023). Dit onderwerp wordt opgenomen in het meerjarenplan.

Het regionaal steunpuntplan

In ieder regionaal steunpunt is een bestuurlijk overleg ingericht. De schoolbesturen van bao-so-sbo en een regionaal beleidsmedewerker vormen het bestuurlijk overleg regionaal steunpunt (BORS). Het BORS stelt per regionaal steunpunt een plan op.

Criteria voor het steunpuntplan:

  1. De speerpunten dragen bij tot een dekkend(-er) aanbod voor alle leerlingen in de regio.
  2. Door een nog betere samenwerking wordt er inclusiever onderwijs gerealiseerd. Dat is o.a. zichtbaar door een lagere instroom in het sbo en so.
  3. Beschikbare data vanuit besturen, gemeente en SWV worden bij de analyse betrokken. Hierbij wordt er ook vanuit solidariteit gekeken naar wat er goed gaat, waar pijn zit en hoe we elkaar daarbij kunnen helpen.
  4. Het plan sluit aan met de speerpunten uit het ondersteuningsplan en de leidende principes zoals die op de ALV in juli 2020 zijn vastgesteld (opnemen in en verwijzen naar de bijlage)

De regionale steunpuntplannen worden ter toetsing ingediend bij het bestuur van het SWV (zie verder hoofdstuk 3).

Financiering van het regionaal steunpuntplan

De financiering voor het regionaal steunpuntplan is een combinatie van drie financieringsbronnen.

De drie financieringsbronnen zijn:

  1. Bijdrage van schoolbesturen regulier onderwijs uit de eigen middelen ( uit ondersteuningsbekostiging en/of uit eigen lumpsum)
    • In elke regionaal steunpunt wordt vastgesteld wat de hoogte is van de eigen bijdrage van de gezamenlijke schoolbesturen per regionaal steunpunt
      • in een onderlinge verdeling naar rato van leerlingaantallen per steunpunt
      • de hoogte van het percentage van de totale plankosten, dat wordt ingebracht voor het steunpunt-/regioplan
        voorbeeld: in het ontwikkelde plan van het BoBS wordt overeengekomen tenminste 25% van de totale kosten van het door besturen ontwikkelde gezamenlijke plan te financieren vanuit deze eigen bijdragen. Deze eigen bijdrage is terug te voeren op een bedrag per leerling. Financieringsbron is dan lumpsum en kan dus ook komen vanuit de ondersteuningsbekostiging die een bestuur krijgt vanuit het samenwerkingsverband
  2. De gelden voor innovatie en experimenten ( begroting SWV)
    De gelden worden verdeeld naar ieder regionaal steunpunt.
    Mogelijk worden in de toekomst andere centrale budgetposten uit de begroting SWV ook verdeeld naar het regionaal steunpunt.
  3. De inzet van de HGO-gelden (= leerlingmodel)
    De HGO-middelen gaan verdeeld worden op basis van leerlingaantal en komen in een regionaal budget. Besturen maken de afspraak welk deel gezamenlijk wordt ingezet t.b.v. het plan en welk deel door de besturen in te zetten is in de eigen scholen.

De beslissing over de aanwending en relatieve inzet van deze bronnen wordt per bestuurlijk overleg regionaal steunpunt bepaald en zoals gemeld voorgelegd aan het bestuur van het SWV. Toetsing op de criteria en gestelde doelen vindt plaats (zie hoofdstuk 3). Na goedkeuring wordt het budget vrijgegeven en overgemaakt naar een regionale bankrekening, ondergebracht bij het SWV. Twee schoolbesturen per regionaal steunpunt krijgen toegang tot deze rekening. De bijdrage van schoolbesturen, zoals gemeld onder a. worden conform afspraak in het BORS ook op deze rekening gestort.

Hoofdstuk 2 Stappenplan opstellen regionaal steunpuntplan

Procesgang

1e regionaal steunpuntplan
Het eerste regionaal steunpuntplan wordt ingediend voor 1 mei 2021. De looptijd van het eerste regionaal steunpuntplan is 01-08-2021 tot 01-01-2023. Financiering wordt hieraan gekoppeld. In de begroting van 2021 is aangegeven welke budgetposten worden gereserveerd voor het regionaal steunpuntplan. Per thema wordt looptijd en benodigd budget vastgesteld.
Evaluatie vindt plaats voor oktober 2022, waarna een verantwoording volgt:

  • zowel op resultaat als op financiën;
  • naar elkaar, naar het bestuur van het SWV en naar de ALV.

Steunpuntplan na 01-01-2023
Het regionaal steunpuntplan wordt voor 2 jaar opgesteld en kent dus de looptijd van 01-01-2023 tot 01-02-2025, en zo verder.
Het steunpuntplan wordt ingediend bij de directeur-bestuurder van het SWV voor 15 oktober. Er vindt jaarlijks een evaluatie plaats, waarbij bijstelling mogelijk is.
In de begroting van het SWV worden budgetposten gereserveerd voor het regionale steunpuntplan. Evaluatie en monitoring (op data en effecten) worden zowel in het regionaal steunpunt uitgevoerd als voor het gehele SWV. Het ligt in de bedoelding dat de gezamenlijke inspanning n.a.v. de Drietrapsoplossing leidt naar de gewenste resultaten en ambitie.

Stappenplan opstellen regionaal steunpuntplan

(Voor wanneer)
1. Startbijeenkomst in BORS (zie gespreksthema’s) Week 7, 18 februari
2. Inventarisatie uitvoeringspraktijk, data-analyse en conceptrapport Week 12, 17 maart
3. Regionaal steunpuntplan inclusief begroting Week 17, 26 april
4. Aanleveren regionaal steunpuntplan aan bestuur SWV Week 19, 12 mei

1. Gespreksthema’s startbijeenkomst in BORS

  • Doornemen van de handleiding Regionaal steunpuntplan en toetsingscriteria.
  • Vaststellen welke thema’s van belang zijn voor het regionaal steunpuntplan. Denk hierbij ook aan:
    • oplossingsrichting 2: leerkracht in de lead;
    • onderdeel oplossingsrichting 4: vorming expertisecentrum;
    • oplossingsrichting 5: time-out procedure
    • samenwerking gemeente/lokaal team t.b.v. inzet jeugdhulp;
  • Vaststellen wat de rol van het schoolbestuur individueel, dan wel van de gezamenlijke schoolbesturen is (en dus mede van het SWV), waarbij ingezoomd wordt op wat is ons gezamenlijk belang en verantwoordelijkheid voor de toekomst.
  • Vaststellen welke financiële verdeling zal worden toegepast (zie hoofdstuk 1). N.B. in de begroting van 2021 zijn diverse onderdelen van belang voor het steunpuntplan opgenomen.
  • Vaststellen welk thema welke relevante schriftelijke informatie meegenomen wordt in de inventarisatie uitvoeringspraktijk.
  • Vaststellen van te stellen vragen t.b.v. inventarisatie uitvoeringspraktijk (zie bijlage 1)
  • Vaststellen van werkwijze inventarisatie uitvoeringspraktijk:
    Te denken valt aan:

    • Bijeenkomsten dwarsdoorsnede groepen ib’ers, directeuren en leerkrachten van alle scholen en steunpuntteamleden uit het regionaal steunpunt (8-12 personen per bijeenkomst)
    • Bijeenkomst dwarsdoornede groepen ib’ers, directeuren en leerkrachten in eigen bestuur met een aantal steunpuntteamleden uit het regionaal steunpuntteam
    • Bijeenkomst directeuren t.b.v. uitleg; bespreking in eigen teams met de steunpuntcoördinator en terugkoppeling naar bestuur.
  • Vaststellen wie doet organisatie, gespreksleiding en terugkoppeling van de bijeenkomsten
  • Maken van afspraken over de communicatie intern en extern.
  • Stel vast wie de “schrijver” van het regionaal steunpuntplan wordt.
  • Vaststellen wie de analyse doet van data.

2. Inventarisatie uitvoeringspraktijk en data-analyse

  1. Inventarisatie uitvoeringspraktijk
    Het gesprek tussen en met de mensen die het werk in de praktijk doen is van groot belang (oplossingsrichting 2, leerkracht in de lead).
    In iedere bijeenkomst worden de vragen (bijlage 1) besproken, vastgelegd en beschikbaar gemaakt. De antwoorden uit de bijeenkomsten leiden tot meer uitgewerkte thema’s in het regionaal steunpuntplan.
    Suggestie: SPOT-omgeving kan hiervoor gebruikt worden.
  2. Data
    De regionaal beleidsmedewerker en/of bestuurder verzamelen in deze fase alle beschikbare data en beleidsdocumenten over de afgesproken thema’s.
    Het kan hierbij gaan om:

    • kwantitatieve en kwalitatieve data: van schoolbesturen, de gemeente, het SWV. De data wordt met elkaar vergeleken en geanalyseerd. De data-analyse vormt de tweede invalshoek voor het definitief vaststellen van de thema’s voor het regionaal steunpuntplan.
    • reeds vastgesteld beleid van het schoolbestuur en/of het SWV. Het reeds vastgestelde beleid kan ondersteunend zijn aan de uitgewerkte thema’s (het “wiel hoeft niet opnieuw uitgevonden te worden”).
      Suggestie: SPOT-omgeving kan hiervoor gebruikt worden.
  3. Concept rapport: Inhoud
    De uitkomsten van de bijeenkomsten, de data-analyse en vastgesteld beleid worden in een tussenrapportage samengevat. Deze wordt in concept besproken in het BORS.De resultaten daarvan worden opgenomen in het steunpuntplan. Het is dus tot dan toe vooral een inhoudelijk plan.
    Suggestie: BOBS en SWV willen een voorbeeld opstellen voor een data-analyse als voorbeeld voor de andere steunpunten.

3. Regionaal steunpuntplan inclusief begroting

Het inhoudelijke plan moet worden voorzien van acties, taken, planning en financiën. Hierbij wordt teruggegrepen op de vastgestelde uitgangspunten uit de startvergadering (vastgestelde thema’s, verantwoordelijkheid voor schoolbestuur c.q. voor de gezamenlijke schoolbesturen en de financiële verdeling).
Per thema wordt vastgesteld:

  • doelstelling
  • gewenst resultaat: wat zie je bij de leerling, wat bij het team en wat in de regio?
  • taak voor welke functionaris
  • planning en looptijd van de activiteiten
  • benodigde financiën.

N.B. Gebleken is dat deze bespreking het meeste vergt van de gezamenlijke schoolbesturen. De voorzitter van het BORS moet vanuit zijn bestuurlijke verantwoordelijkheid het gesprek ook kunnen voeren. Vanuit het SWV wordt desgewenst een ervaren projectleider ter beschikking gesteld om dit gesprek te leiden.

Hoofdstuk 3 Toetsing

Toetsingsprocedure

De toetsingsprocedure kent 5 stappen.

Aanleveren regionaal steunpuntplan aan bestuur SWV Week 19, 12 mei

  1. Toetsing door toetsingscommissie Week 22, 03 juni
  2. Reactie naar BORS door directeur-bestuurder Week 23, 09 juni
  3. Storting financiën op regionale rekening Week 25, 24 juni
  4. Presentatie regionaal steunpuntplan in ALV Week 25, 23 juni
  5. Start regionaal steunpuntplan Week 35, 30 aug
  1. Het regionaal steunpuntplan wordt voorgelegd aan de directeur-bestuurder van het samenwerkingsverband.
  2. Deze stelt voor advisering een toetsingsadviescommissie in:
    In deze toetsingsadviescommissie hebben zitting:

    • controller van het SWV voor financiële toetsing;
    • procescoördinator SWV voor toetsing ambitie en de bedoeling;
    • uit ieder regionaal steunpunt (bijkomend voordeel: kruisbestuiving):
    • een schoolbestuurder
    • een directeur of een intern begeleider
      N.B. deze leden onthouden zich van advies, als het steunpuntplan van hun regionaal steunpunt wordt besproken.
  3. Het advies wordt besproken met de directeur-bestuurder van het samenwerkingsverband, waarna directeur-bestuurder een besluit neemt.
  4. De directeur-bestuurder meldt beargumenteerd het besluit aan het BORS. Indien nodig vindt er gesprek plaats tussen directeur-bestuurder en BORS.
  5. De directeur-bestuurder zorgt voor overdracht van financiering naar de rekening van het regionaal steunpunt.
  6. Presentatie van de steunpuntplannen in de ALV.

Toetsingscriteria

Inhoudelijk
Het regionaal steunpuntplan draagt bij:

  • tot een dekkend(er) aanbod voor alle leerlingen in de regio;
  • aan de ondersteuningsbehoefte van leerlingen en scholen, waardoor leerkrachten zich ondersteund voelen in hun werk;
  • tot het samenwerken tussen basisonderwijs, speciaal (basis)onderwijs en het regionaal steunpunt, waardoor een beperking van instroom in s(b)o en meer inclusiever onderwijs gerealiseerd wordt. Hiervoor kan expertise van het s(b)o, bao i.c.m. het regionaal steunpuntteam ingezet worden;
  • aan de doelstellingen in het ondersteuningsplan van het SWV Rijn & Gelderse Vallei, de vastgestelde leidende principes en onderdelen van de drietrapsoplossing.

Procesgang
In het regionaal steunpuntplan is zichtbaar:

  • een ondertekening van alle schoolbesturen uit het regionaal steunpunt. De handtekening staat voor commitment in het eigen schoolbestuur en voor het regionaal steunpuntplan;
  • doelstelling, verwachte resultaten of doelen en begroting;
  • dat de “werkvloer” bij de totstandkoming betrokken is;
  • gebruikte en geanalyseerde data vanuit SWV, gemeente en schoolbestuur;
  • een meer-jaren-(ontwikkel-)agenda en een actieplan per jaar;
  • een begroting gekoppeld aan ieder thema;
  • een rolverdeling tussen de onderscheiden en de gezamenlijke besturen in het regionaal steunpunt;
  • op welke wijze monitoring en op welke wijze verantwoording plaatsvindt naar elkaar en naar het SWV.

Bijlage 1 Vragen inventarisatie uitvoeringspraktijk

Doelstelling inventarisatie
Het gaat om verbeteringen in passend onderwijs richting meer inclusiever onderwijs, gekoppeld aan het ondersteuningsplan 2018-2022, de leidende principes en Drietrapsoplossing.

  1. Welke vraagstukken, gerelateerd aan de doelstelling, spelen nu in de scholen voor bao, sbo en so in het regionaal steunpunt?
  2. Gegeven de antwoorden:
    1. Welke concrete activiteiten gericht op kinderen, ouders en scholen zijn dan logisch of wenselijk?
    2. Welke concrete activiteiten gericht op scholen en besturen zijn dan logisch of wenselijk?
  3. Maak een onderscheid in:
    1. Snel in te voeren activiteiten voor (specifieke) groepen kinderen, scholen, besturen en/of samenwerkingspartners.
    2. Activiteiten die qua invoering een langere voorbereiding vragen.
  4. Welke samenwerkingspartners heb je per activiteit nodig?
    1. Wat loopt hierin reeds goed en moet dus voortgezet worden?
    2. Wat moet hierbij ontwikkeld worden?
  5. Wat betekent dit voor organisatie en/of inrichting?