Download deze bijlage als PDF:
233028_SWV R&G_bijlage 5.16.1 v2.pdf
Vastgesteld document
Directeur-bestuurder V aststelling d.d. 10-03-2019
KvK: 58964789
Maart 2019
Privacy Statement voor leerlingen en ouders/verzorgers
Inleiding
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. De AVG versterkt de positie van de betrokkenen (de mensen van wie gegevens worden verwerkt) en geeft u meer rechten. Organisaties die persoonsgegevens verwerken krijgen meer verplichtingen. De nadruk ligt op de verantwoordelijkheid van organisaties om te kunnen aantonen dat zij zich aan de wet houden.
Voor het Samenwerkingsverband Rijn & Gelderse Vallei is het heel belangrijk dat leerlingen en hun ouders/verzorgers erop kunnen vertrouwen dat wij zorgvuldig omgaan met hun privacy. Wij willen u graag in dit privacy statement informeren hoe wij dit doen en wat uw rechten zijn.
Een exemplaar van dit privacy statement ligt voor ouders/verzorgers ter inzage op het kantoor van het samenwerkingsverband. Daarnaast is de privacy statement te downloaden op de website van het Samenwerkingsverband Rijn & Gelderse Vallei.
Aan de ouders wordt – bij het eerste contact met het samenwerkingsverband – door de intern begeleider een informatiebrochure ter beschikking gesteld. In deze brochure worden, naast de informatie uit dit privacy statement, onder andere de van toepassing zijnde begrippen uit de AVG toegelicht.
Persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn gegevens die over u, of uw kind gaan, als individu. Dus bijvoorbeeld uw naam en adres, een geboortedatum en telefoonnummer. Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt met een vooraf omschreven doel en als daarvoor een grondslag bestaat. Ook mag de verwerking niet verder gaan dan nodig is.
Bijzondere persoonsgegevens zijn meer gevoelige persoonsgegevens, zoals iemands ras of etnische afkomst, godsdienst of levensovertuiging en gezondheid. Deze gegevens mogen alleen verwerkt worden als hiervoor door de ouder nadrukkelijk toestemming is verleend en/of deze informatie nodig is voor het uitvoeren van de wettelijke taak.
Gronden waarop wij gegevens mogen verwerken
Binnen het Samenwerkingsverband Rijn & Gelderse Vallei worden vertrouwelijke gegevens van zowel leerlingen, ouders als personeel verwerkt.
In de Wet Passend Onderwijs is geregeld ¹ dat het samenwerkingsverband bevoegd is om (zonder toestemming van de betrokken leerling en diens ouders/verzorgers) persoonsgegevens te verwerken voor (Juridisch grondslag):
- de beoordeling van de toelaatbaarheid tot het speciaal onderwijs of tot het speciaal basisonderwijs;
- de advisering over de ondersteuningsbehoefte; en/of
- de toewijzing van ondersteuningsmiddelen (is een handelingsgericht ondersteuningsarrangement (HGO)).
¹ WPO artikel 18a lid (6 en) 13
Als samenwerkingsverband vinden wij de rol van ouders/verzorgers belangrijk. Ouders hoeven voor bovenstaande wettelijke taken geen toestemming te verlenen, maar het is wel wenselijk. Het samenwerkingsverband stimuleert daarom scholen samen met ouders de aanvraag te bespreken en in te dienen.
Voor het toesturen van de TLV gebruiken wij de NAW gegevens die in de TLV aanvraag staan. En die ontvangen we van de school.
Persoonsgegevens worden aldus alleen verwerkt voor het uitvoeren van bepaalde (wettelijke) taken en vastgestelde regelingen. Dit houdt in dat persoonsgegevens alleen voor specifieke, uitdrukkelijke en legitieme doeleinden worden verzameld en dat er niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan voor het doeleinde nodig is.
Verstrekking aan derden
Een extra ondersteuningstraject bij Samenwerkingsverband Rijn & Gelderse Vallei start met het digitaal aanleveren van een ontwikkelingsperspectief (OPP) . Schoolbesturen maken daarbij gebruik van het programma Kindkans, meestal gekoppeld aan het leerlingvolgsysteem Parnassys, Esis en DOT.com. Elke school heeft een beveiligde toegang tot Kindkans.
Het programma Kindkans is een webbased programma, dat wil zeggen dat het programma en de gegevens extern worden gehost. Het programma is via een beveiligde internetverbinding te benaderen. Het programma is door middel van wachtwoorden op verschillende niveaus te onderhouden en te raadplegen.
Het traject van het verwerken en de toekenning van de ondersteuning, waaronder de ondertekening door ouders, IB-ers, ondersteuners en directeur van het samenwerkingsverband is digitaal opgezet. Er is een inzichtelijk systeem van lees- en schrijfrechten opgezet in Kindkans. Wij hebben met de leverancier van Kindkans duidelijke afspraken gemaakt over de bescherming van de gegevens die zij van ons krijgen, in de vorm van een verwerkersovereenkomst.
Tot de persoonsgegevens die aan ons zijn verstrekt hebben alleen personen toegang die over deze gegevens dienen te beschikken voor de uitvoering van hun werkzaamheden en/of ter voldoening aan de geldende wet- en regelgeving. Het Samenwerkingsverband Rijn & Gelderse Vallei verstrekt de persoonsgegevens niet aan derden, met uitzondering van het bevoegd gezag van de school waar de desbetreffende leerling is aangemeld of ingeschreven.
Als gegevens worden uitgewisseld met andere organisaties, vragen wij daar vooraf de toestemming van de ouders voor, tenzij we volgens de wet verplicht zijn om die informatie te verstrekken. In het kader van het tegengaan van thuiszitters verwerkt het Samenwerkingsverband Rijn & Gelderse Vallei bijvoorbeeld ook gegevens op basis van overleg met gemeenten en leerplicht. Dit is nodig vanwege het algemeen belang dat hiermee is gediend en heeft ook een wettelijke basis omdat samenwerkingsverbanden verplicht zijn om de onderwijsinspectie te informeren over aantallen en duur van thuiszitters.
Bewaartermijnen
De persoonsgegevens worden door het Samenwerkingsverband Rijn & Gelderse Vallei bewaard tot drie jaar na afloop van:
- de beoordeling van de toelaatbaarheid van de leerling;
- de advisering over de ondersteuningsbehoefte; en/of
- de toewijzing van ondersteuningsmiddelen of ondersteuningsvoorzieningen.
De registratie van thuiszitters heeft een bewaartermijn van één jaar.
Rechten van betrokkenen
Op grond van de AVG heeft u als betrokkene verschillende rechten. Het Samenwerkingsverband Rijn & Gelderse Vallei vindt het belangrijk dat u deze rechten kunt uitoefenen.
U kunt een beroep doen op een van onderstaande rechten door een e-mail of een brief te sturen naar of persoonlijk een verzoek te doen bij de directie van het samenwerkingsverband.
U heeft de volgende rechten:
- Recht van inzage: u heeft het recht om inzage te verkrijgen in de door het Samenwerkingsverband Rijn & Gelderse Vallei verwerkte persoonsgegevens, zie procedure Rechten betrokkenen;
- Recht op rectificatie: u heeft het recht op rectificatie van onjuiste persoonsgegevens;
- Recht op het verwijderen van gegevens: u heeft het recht op verwijdering van persoonsgegevens indien het Samenwerkingsverband Rijn & Gelderse Vallei deze niet langer nodig heeft voor het doel waarvoor ze werden verwerkt;
- Recht op beperking van de verwerking: indien de juistheid van de verwerkte persoonsgegevens wordt betwist, de verwerking onrechtmatig is, het Samenwerkingsverband Rijn & Gelderse Vallei de persoonsgegevens niet langer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden of u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking, heeft u recht op beperking van de verwerking. Dat wil zeggen dat de persoonsgegevens dan (tijdelijk) niet verwerkt of gewijzigd mogen worden;
- Recht op overdraagbaarheid van de gegevens: u kunt verzoeken om persoonsgegevens door het Samenwerkingsverband Rijn & Gelderse Vallei over te laten dragen aan een andere organisatie;
- Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens door het Samenwerkingsverband Rijn & Gelderse Vallei. Bij een dergelijk verzoek zal het Samenwerkingsverband Rijn & Gelderse Vallei de verwerking van de persoonsgegevens staken, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan uw belangen;
Recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde verwerking: u heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden, zoals bijvoorbeeld profiling (hiervan is geen sprake in het onderwijs en binnen de gegevensverwerking van het Samenwerkingsverband Rijn & Gelderse Vallei – voor de volledigheid wordt dit recht desalniettemin benoemd).
Beveiliging en integriteit
Het Samenwerkingsverband Rijn & Gelderse Vallei neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen. De programma’s die worden gebruikt zijn beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot die medewerkers van het samenwerkingsverband die de gegevens daadwerkelijk nodig hebben. De individuen die toegang hebben tot de persoonsgegevens zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van dergelijke informatie te handhaven.
Ons uitgangspunt is dat wij zo min mogelijk gegevens opschrijven, bewaren en delen met anderen. Al onze medewerkers werken volgens een aantal regels rondom privacy.
Als wij beelden maken vragen wij altijd toestemming aan leerling en ouders/verzorgers om deze te gebruiken. Wanneer wij beelden maken voor individuele begeleiding worden deze altijd vernietigd als de begeleiding is afgerond.
Ondanks alle manieren om uw gegevens te beschermen, kan er iets misgaan. Mocht er zoiets voorkomen, dan registreren wij dat en zorgen voor een spoedig herstel. Onze Functionaris voor Gegevensbescherming gaat de melding beoordelen op ernst en impact en kijkt wat er moet gebeuren. Als dit uw persoonsgegevens betreft, wordt u uiteraard op de hoogte gesteld.
Is het samenwerkingsverband ook verantwoordelijk voor wat er op school met uw persoonsgegevens gedaan wordt? Nee, de school is zelf verantwoordelijk voor de manier waarop zij uw persoonsgegevens beschermen.
Klachten
Indien je een klacht hebt over de werkwijze van het Samenwerkingsverband Rijn & Gelderse Vallei met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, kun je dit melden bij de directeur van het samenwerkingsverband (directie@swvrgv.nl) zelf of bij de functionaris Gegevensbescherming (info@privacyhelder.nl).
Contact
Voor inhoudelijke vragen kunt u contact opnemen met de beleidsmedewerker van het samenwerkingsverband (r.boeijen@swvrgv.nl).